Wewnętrzny dział kadr czy zewnętrzni specjaliści?
My przedstawiamy fakty.
Ty zdecyduj czy do Ciebie przemawiają
Porównanie kosztów obsługi kadr i płac dla 80 pracowników
| Miesięcznie | Rocznie | |
|---|---|---|
| Zatrudnienie specjalisty ds. kadr i płac (wynagrodzenie 7000 brutto + ZUS+PFRON+koszty urlopu) | 9 567 zł | 114 804 zł |
| Niektóre średnie koszty wyposażenia stanowiska pracy (powierzchnia biurowa, media, komputer, telefon, licencja na oprogramowanie, utrzymanie serwera) | 2 300 zł | 27 600 zł |
| Szkolenia, specjalistyczne źródła, porady prawne | 200 zł | 2 400 zł |
| Benefity, koszty integracji | 230 zł | 2 760 zł |
| Koszty błędów, mandaty, sprawy sądowe, wyciek danych osobowych | ??? | ??? |
| Razem | 12 297 zł | 147 564 zł |
| Stawka | Miesięcznie | Rocznie | |
|---|---|---|---|
| Koszt wdrożenia oprogramowania w zależności od stopnia skomplikowania, integracji z systemami klienta | jednorazowa (w pierwszym roku) od 0 do 15000 zł | 0 zł | 0 zł |
| Obsługa kadrowo-płacowa (średnio) | 95 zł/osoba | 7 600 zł | 91 200 zł |
| Dostęp do systemu dla Klienta (Pupit Kierownika) | 200 zł/osoba | 200 zł | 2 400 zł |
| Koszty błędów, mandaty, sprawy sądowe, wyciek danych osobowych | polisa OC dostawcy | ||
| Razem | 9 700 zł | 93 600 zł |
| Obszar | Wewnętrzny dział kadr i płac | Outsourcing kadr i płac |
|---|---|---|
| Koszty stałe | Wysokie i nieelastyczne | Stałe, przewidywalne, zależne od liczby pracowników |
| Ryzyko błędów | Po stronie pracodawcy | Po stronie dostawcy (polisa OC) |
| Dostęp do wiedzy | Ograniczony do kompetencji jednej osoby | Zespół specjalistów + aktualna wiedza prawna |
| Ciągłość obsługi | Ryzyko urlopów, zwolnień, rotacji | Gwarantowana ciągłość usług |
| Skalowalność | Trudna i kosztowna | Łatwa, bez kosztów rekrutacji |
| Odpowiedzialność prawna | Leży po stronie firmy | Przeniesiona na dostawcę |
| Raportowanie i kontrola | Zależne od narzędzi i osoby | Systemowe raporty i dostęp dla zarządu |
Poznaj historie naszych klientów
Jak uchroniliśmy naszych klientów przed poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi
Awaryjne przejęcie payrollu – ciągłość wypłat w firmie z branży automotive
Profil klienta
- międzynarodowa firma z branży automotive
- prawie 300 zatrudnionych pracowników
- zagraniczni właściciele zatwierdzający listy płac
- własny dział kadr i płac
Wyzwanie
Pod koniec listopada klient zgłosił pilną potrzebę naliczenia wynagrodzeń. W dziale kadr i płac pracowały dwie osoby — jedna złożyła wypowiedzenie, druga poszła na zwolnienie chorobowe.
Firma pozostała bez działu payroll, a do naliczenia wynagrodzeń pozostało 7 dni.
Nieterminowe wypłaty groziły
- konsekwencjami prawnymi i finansowymi,
- roszczeniami pracowniczymi,
- stratami wizerunkowymi,
- eskalacją problemu do zagranicznych właścicieli.
Dodatkowe utrudnienia
- koniec roku i kumulacja świadczeń (premie, „wczasy pod gruszą”, FGŚS),
- brak procedur awaryjnych,
- konieczność pracy na systemie ERP klienta,
- nieuporządkowana dokumentacja kadrowo-płacowa.
Działania ANBK
W ciągu jednego tygodnia zespół ANBK:
- zapoznał się ze strukturą organizacyjną i regulacjami wewnętrznymi,
- przeanalizował ustawienia systemu ERP,
- odtworzył ścieżki procesowe payrollu,
- naliczył wynagrodzenia i benefity pozapłacowe,
- pracował intensywnie na miejscu u klienta, porządkując dokumentację,
- zidentyfikował pracowników niezgłoszonych do ZUS i uzupełnił zaległe zgłoszenia,
- wsparł klienta w komunikacji z pracownikami dotyczącej różnic w kwotach netto.
Rezultat
- wynagrodzenia zostały naliczone i wypłacone terminowo,
- uniknięto sankcji prawnych i eskalacji konfliktów pracowniczych,
- uporządkowano dokumentację kadrowo-płacową,
- przywrócono kontrolę nad procesami payroll.
Po zakończeniu działań awaryjnych klient zdecydował się powierzyć dalsze naliczanie wynagrodzeń firmie ANBK.
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemców ujawnione podczas audytu legalizacyjnego
Profil klienta
- międzynarodowa firma logistyczna zatrudniająca cudzoziemców (pracownicy spoza UE),
- 12 cudzoziemców zatrudnionych na umowach o pracę,
- procesy legalizacyjne prowadzone dotychczas wewnętrznie przez kadry.
Wyzwanie
Klient zgłosił się z potrzebą audytu legalności zatrudnienia cudzoziemców. Na pierwszy rzut oka dokumentacja wyglądała poprawnie — umowy o pracę, terminowe wypłaty wynagrodzeń oraz długoletnia współpraca z pracownikami.
Audyt wykazał jednak, że 3 z 12 zatrudnionych cudzoziemców nie posiadało ważnego prawa do pracy, mimo że wykonywali pracę i otrzymywali wynagrodzenie.
Przyczyna problemu
Nieprawidłowa interpretacja przepisów
- obowiązywała tzw. ustawa covidowa, przedłużająca ważność zezwoleń na pracę do 31.07.2023 r.,
- równolegle weszła w życie Specustawa dla obywateli Ukrainy, zmieniająca zasady legalizacji pracy i pobytu,
- procesem legalizacji zajmowała się osoba bez wystarczającej wiedzy z zakresu prawa migracyjnego,
- nie przeprowadzono ponownej weryfikacji dokumentów po zmianach legislacyjnych.
Skutki
- Dla pracodawcy: nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcom, ryzyko wysokich grzywien, możliwość całkowitej blokady wydawania zezwoleń na pracę.
- Dla pracowników: nielegalne wykonywanie pracy, ryzyko grzywny i zobowiązania do powrotu, natychmiastowe odsunięcie od pracy i rozwiązanie umów.
Działania ANBK
- przeprowadzenie szczegółowego audytu dokumentów pobytowych i pracowniczych,
- identyfikacja ryzyk i niezgodności,
- rekomendacje działań naprawczych,
- wsparcie klienta w uporządkowaniu procesów legalizacji zatrudnienia.
Rezultat
- szybkie wyeliminowanie niezgodności,
- ograniczenie dalszych konsekwencji prawnych i finansowych,
- uświadomienie klientowi skali ryzyka związanego z samodzielnym prowadzeniem procesów legalizacji cudzoziemców.
Wielomiesięczne straty finansowe spowodowane błędnym naliczaniem wynagrodzeń kierowców
Profil klienta
- Branża: transportowa
- Skala: 7 kierowców
- Model: rozliczanie czasu pracy kierowców przez zewnętrzną firmę
Wyzwanie
Firma transportowa przez okres ponad dwóch lat korzystała z usług zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego za rozliczanie wynagrodzeń kierowców.
Pomimo regularnych rozliczeń i pozornego „działania systemu”, wynagrodzenia były systematycznie naliczane nieprawidłowo, przez co pracodawca nieświadomie nadpłacał wynagrodzenia.
Problem nie był widoczny w bieżącej operacji — ujawniał się dopiero w kosztach.
Skala problemu
Straty finansowe
- średnia strata: ok. 10 000 zł miesięcznie,
- okres trwania błędów: 24 miesiące,
- łączna strata finansowa: kilkaset tysięcy złotych nieuzasadnionych kosztów.
Dlaczego błędy utrzymywały się tak długo
- rozliczenia kierowców są obszarem wysokiej złożoności,
- brakowało niezależnej weryfikacji poprawności naliczeń,
- klient opierał się na zapewnieniach zewnętrznego dostawcy.
Działania ANBK
Po zgłoszeniu się klienta przeprowadziliśmy szczegółowy audyt rozliczeń wynagrodzeń kierowców, obejmujący m.in.:
- analizę zasad naliczania wynagrodzeń i dodatków,
- weryfikację podstaw rozliczeń,
- identyfikację błędów w stosowanych algorytmach i założeniach,
- porównanie faktycznych wypłat z należnymi wynagrodzeniami.
Nieprawidłowości zostały zidentyfikowane natychmiast po rozpoczęciu audytu.
Rezultat
- szybka identyfikacja źródła problemu,
- zatrzymanie dalszych strat finansowych,
- przywrócenie kontroli nad kosztami wynagrodzeń,
- natychmiastowe wdrożenie prawidłowych zasad rozliczeń.