Segregatory zajmujące całe regały, wnioski urlopowe krążące między biurkami i ryzyko zgubienia jednej kartki, która może mieć znaczenie podczas kontroli PIP – tak nadal wygląda codzienność wielu działów kadr. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego coraz więcej pracodawców w Polsce przechodzi na e-teczki i jakie realne korzyści to przynosi.
E-teczka pracownicza pozwala przenieść akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą do bezpiecznego systemu elektronicznego. Ułatwia dostęp do dokumentów, ogranicza koszty archiwizacji jak również usprawnia pracę HR. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest e-teczka, jakie wymagania musi spełniać oraz co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) obowiązująca od 27 stycznia 2026 roku.
Czym jest e-teczka pracownicza?
E-teczka pracownicza to akta osobowe pracownika i dzieli się je na:
- część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia,
- część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
- część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej,
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Te akta są prowadzone i przechowywane w systemie elektronicznym zamiast w papierowym segregatorze. Pracodawca może prowadzić dokumentację od początku w formie elektronicznej lub także przenieść (zdigitalizować) już istniejące akta papierowe, jednocześnie zachowując przy tym pełną moc prawną dokumentów.
Warunkiem prawidłowego prowadzenia e-teczki jest zapewnienie:
- jednoznacznej identyfikacji pracownika składającego dokument lub wniosek,
- trwałości i możliwości odtworzenia treści dokumentu,
- bezpiecznej archiwizacji zgodnej z Kodeksem pracy i RODO,
- ochrony przed nieuprawnioną zmianą lub usunięciem danych.
Co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy z 2026 roku
Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje ustawa z 4 grudnia 2025 r. Kluczowa zmiana polega na tym, że w kilkunastu przepisach dotychczasowe sformułowanie „forma pisemna” lub „wniosek pisemny” zastąpiono zwrotem „postać papierowa lub elektroniczna”. W praktyce oznacza to, że tam, gdzie wcześniej niezbędny był papier z odręcznym podpisem, pracodawca może teraz legalnie korzystać z kanału elektronicznego np. portalu pracowniczego w systemie kadrowo-płacowym.
Ważne jest to, że nowelizacja nie nakłada obowiązku pełnej elektronizacji dokumentacji. To rozwiązanie fakultatywne. Pracodawca sam decyduje, czy i w jakim zakresie wdrożyć e-teczki. Dla dokumentów powstałych elektronicznie nie ma też wymogu drukowania ani odręcznego podpisu pracownika, o ile system zapewnia jednoznaczną identyfikację, np. poprzez logowanie do portalu pracownika.
8 korzyści z przejścia na e-teczki pracowniczej
1. Oszczędność miejsca i kosztów archiwizacji
Papierowe akta osobowe trzeba przechowywać nawet przez 10 lub 50 lat. W zależności od daty zatrudnienia. Dla firmy zatrudniającej kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników oznacza to metry regałów, wynajem powierzchni archiwalnej i koszty jej zabezpieczenia. E-teczka eliminuje te wydatki. Dokumentacja mieści się na serwerze, a nie w magazynie.
2. Natychmiastowy dostęp do dokumentów
Znalezienie jednego zaświadczenia w segregatorze sprzed kilku lat może zająć godziny. W systemie elektronicznym wystarczy kilka sekund i kilka kliknięć, by wyszukać dowolny dokument w aktach dowolnego pracownika – także zdalnie, bez konieczności bycia w biurze.
3. Zgodność z kontrolami PIP prowadzonymi zdalnie
Od 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi kontrole dokumentacji pracowniczej również w trybie zdalnym i hybrydowym, a inspektorzy mogą żądać przesłania akt w formie elektronicznej bez wizyty w firmie. Pracodawcy prowadzący wyłącznie dokumentację papierową muszą być gotowi na jej szybkie zeskanowanie, co w praktyce oznacza podwójną pracę. E-teczka pozwala odpowiedzieć na żądanie inspekcji od ręki.
4. Mniejsze ryzyko kar finansowych
Nieprowadzenie lub nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł. Ryzyko braków, zagubionych kartek czy uszkodzenia dokumentów w wersji papierowej jest znacznie wyższe niż w uporządkowanym systemie elektronicznym z automatycznym backupem.
5. Automatyzacja obiegu wniosków i pism kadrowych
Portale pracownicze pozwalają składać elektronicznie m.in. wnioski urlopowe, oświadczenia czy potwierdzenia odbioru dokumentów – z automatycznym zapisem w aktach właściwego pracownika, bez ręcznego wpinania papieru do segregatora i bez ryzyka, że dokument „gdzieś się zawieruszy” między działami.
6. Wyższe bezpieczeństwo danych osobowych
Papierowe akta mogą zostać zgubione, zniszczone (np. w wyniku zalania czy pożaru) albo przejrzane przez osoby nieuprawnione. Dobrze wdrożony system e-teczek daje kontrolę dostępu na poziomie użytkownika, szyfrowanie i pełny log zdarzeń czyli historię tego, kto i kiedy miał wgląd w dane pracownika, co ułatwia też wykazanie zgodności z RODO.
7. Redukcja pracy administracyjnej działu HR
Skanowanie, drukowanie, wpinanie do segregatorów, ręczne uzupełnianie spisów treści akt osobowych – to czynności, które e-teczka eliminuje niemal całkowicie. Czas zaoszczędzony przez dział kadr można przeznaczyć na zadania o wyższej wartości, takie jak doradztwo dla pracowników czy analiza kosztów zatrudnienia.
8. Łatwiejsza skalowalność przy rozwoju firmy
Przy zatrudnieniu rzędu kilkudziesięciu, kilkuset czy kilku tysięcy osób papierowy model dokumentacji staje się fizycznie trudny do utrzymania. System elektroniczny skaluje się bez dodatkowych kosztów powierzchni biurowej czy archiwalnej, niezależnie od tego, czy firma zatrudnia 50, czy 2000 pracowników.
Czy e-teczka jest równoważna papierowym aktom osobowym
Tak. Dokumentacja prowadzona elektronicznie ma taką samą moc prawną jak dokumentacja papierowa, pod warunkiem że spełnia wymogi dotyczące identyfikacji pracownika, integralności treści i bezpiecznej archiwizacji. Pracodawca może też zdecydować się na rozwiązanie mieszane np. prowadzić nowo powstającą dokumentację elektronicznie, a istniejące akta papierowe zdigitalizować stopniowo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przejście na e-teczki jest obowiązkowe?
Nie. Nowelizacja Kodeksu pracy z 2026 r. wprowadza taką możliwość, ale nie nakłada obowiązku elektronizacji dokumentacji pracowniczej – decyzja należy do pracodawcy.
Czy dokument elektroniczny musi być podpisany przez pracownika?
Nie zawsze. Podpis nie jest wymagany, jeśli system zapewnia jednoznaczną identyfikację pracownika, np. przez logowanie do portalu pracowniczego.
Jak długo trzeba przechowywać e-teczki?
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej pozostają takie same jak dla akt papierowych i wynoszą, w zależności od daty zawarcia umowy o pracę, 10 lub 50 lat.
Czy można zdigitalizować już istniejące akta papierowe?
Tak. Firma może przekształcić dotychczasową papierową dokumentację pracowniczą w e-teczki, zachowując zgodność z przepisami dotyczącymi elektronicznej formy akt osobowych.
Podsumowując, nowelizacja Kodeksu pracy z 2026 r. otworzyła drogę do pełnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej – bez utraty jej mocy prawnej i przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów, ryzyka kar oraz czasu poświęcanego na czynności administracyjne. Dla firm zatrudniających kilkudziesięciu i więcej pracowników e-teczki to dziś nie tyle nowinka technologiczna, ile praktyczne narzędzie zarządzania ryzykiem prawnym i operacyjnym.
Jeśli zastanawiasz się nad przejściem na elektroniczną dokumentację pracowniczą, warto zacząć od audytu obecnych akt osobowych i profesjonalnej digitalizacji istniejących zasobów papierowych — tak, aby nowy system od pierwszego dnia był kompletny i zgodny z przepisami.
Sprawdź, jak wygląda digitalizacja teczek pracowniczych i wdrożenie e-akt w ANBK.
