Papierowe akta osobowe zajmują miejsce, utrudniają dostęp do dokumentów i generują koszty archiwizacji. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na digitalizację dokumentacji pracowniczej i prowadzenie elektronicznych akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
ANBK kompleksowo realizuje proces digitalizacji akt osobowych – od przygotowania dokumentacji, przez skanowanie i indeksowanie dokumentów, aż po wdrożenie elektronicznych teczek pracowniczych gotowych do codziennej pracy działu HR.
Proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej realizujemy zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Zakres usługi obejmuje:
Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje kompletną, uporządkowaną dokumentację gotową do dalszego prowadzenia w formie elektronicznej. Może również przekazać całość prowadzenia spraw pracowniczych do ANBK.
Łączymy doświadczenie w obsłudze kadrowo-płacowej z praktyczną znajomością prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Zapewniamy:
Nie tylko skanujemy dokumenty. Tworzymy uporządkowaną, bezpieczną i funkcjonalną elektroniczną dokumentację pracowniczą, która usprawnia codzienną pracę działu HR.
Skontaktuj się z ekspertami ANBK. Przygotujemy indywidualny plan digitalizacji akt osobowych i przeprowadzimy cały proces – od papierowych teczek do w pełni funkcjonalnych elektronicznych akt osobowych.
Oszczędność czasu
Znalezienie konkretnego dokumentu trwa kilka sekund. Nie ma potrzeby przeszukiwania archiwów ani segregatorów.
Niższe koszty
Ograniczenie wydatków związanych z archiwizacją papierowych dokumentów, drukiem oraz obsługą tradycyjnych akt osobowych.
Większe bezpieczeństwo danych
Elektroniczne akta osobowe są chronione przed zagubieniem, zniszczeniem, zalaniem czy pożarem oraz przed nieuprawnionym dostępem.
Sprawniejsze kontrole
Podczas kontroli PIP, ZUS lub innych instytucji wymagane dokumenty można przygotować w kilka minut.
Łatwiejsza praca działu HR
Dodawanie nowych dokumentów, wyszukiwanie informacji oraz aktualizacja danych odbywają się znacznie szybciej niż w przypadku dokumentacji papierowej.
Rozwiązanie gotowe na rozwój firmy
Elektroniczna dokumentacja ułatwia obsługę większej liczby pracowników oraz wielu oddziałów przedsiębiorstwa bez konieczności rozbudowy archiwum.
Tak. Od 1 stycznia 2019 roku przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pozwalają prowadzić akta w formie elektronicznej. Pracodawca musi zapewnić m.in. integralność dokumentów, ich bezpieczeństwo, dostępność oraz możliwość uzyskania wydruku.
To skanowanie papierowych dokumentów, ich rozpoznanie tekstu (OCR), nadanie struktury zgodnej z częściami A–E, zapis w bezpiecznym formacie (zwykle PDF/A), indeksacja i wprowadzenie do systemu lub repozytorium z kontrolą dostępu. Dokumenty można potem szybko wyszukiwać i udostępniać uprawnionym osobom.
Pod pewnymi warunkami tak, jednak wymaga to prawidłowego przekształcenia dokumentu w postać elektroniczną, w tym poświadczenia jego zgodności z oryginałem. Zanim zniszczysz papier, upewnij się, że skan jest kompletny i czytelny, a dla dokumentów o szczególnym znaczeniu wybierz ostrożną ścieżkę (okres przejściowy lub archiwizacja)..
Cena zależy od liczby teczek i stron, stanu dokumentów (zszywki, nośniki, format), zakresu usługi (skanowanie, OCR, indeksacja, wdrożenie systemu) oraz miejsca wykonania prac. Zwykle liczy się ją za stronę lub teczkę. W ANBK wyceniamy projekt na podstawie przeglądu próbki. Zamów wycenę
Czas wynika z wolumenu i organizacji pracy. Dla kilkudziesięciu teczek to zwykle kilka dni, a dla tysięcy teczek – kilka tygodni lub dłużej. Przed startem zawsze ustalamy harmonogram.
Dane pracownicze objęte są RODO, dlatego digitalizacja wymaga umowy powierzenia przetwarzania, kontrolowanego transportu lub skanowania na miejscu u klienta, ograniczenia dostępu do dokumentów, szyfrowania plików i protokołu odbioru. Po zakończeniu projektu dane są usuwane z urządzeń wykonawcy. Jeśli zamówisz usługę digitalizacji akt osobowych z odbiorem dokumentów, świadczymy usługę door-to-door.
Digitalizacja nie skraca okresów przechowywania. Obowiązuje tak samo 10 lat od końca roku zakończenia pracy dla zatrudnionych od 2019 roku i zasadniczo 50 lat dla wcześniejszych (chyba że pracodawca skrócił okres do 10 lat zgodnie z przepisami). Elektroniczne akta wymagają kopii zapasowych i ochrony przed utratą danych.
Tak. Pracodawca powinien jednak zapewnić kontrolującemu dostęp do dokumentów i możliwość ich odczytu oraz wydruku. Warto, by system rejestrował historię zmian i dostępu, co ułatwia wykazanie poprawności akt.
Szybszy dostęp do dokumentów, mniejsze koszty archiwizacji i miejsca, lepsza ochrona przed zniszczeniem i kradzieżą, łatwiejsza kontrola terminów (badania, szkolenia, umowy), sprawniejsze audyty i obsługa kontroli, a także wsparcie pracy zdalnej działów HR. Przejście na elektroniczne teczki pracownicze to po prostu korzyść. Umów się na prezentację a pokażemy Ci jak sprawnie przejść przez ten proces.
Nie. Digitalizację można podzielić na etapy, np. zacząć od aktualnych pracowników, a archiwum byłych pracowników przetwarzać później lub nie przetwarzać wcale. Nowe dokumenty mogą od razu powstawać w formie elektronicznej, co ogranicza pracę przy kolejnych etapach. Digitalizacja teczek pracowniczych w Gdańsku czy też w Łodzi nie jest barierą dla ANBK.
