W dzisiejszym zmieniającym się środowisku biznesowym, coraz więcej firm decyduje się na outsourcing kadr i płac. Outsourcing tych obszarów może przynieść wiele korzyści, w tym redukcję kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz usprawnienie procesów administracyjnych. Wywiad pozwala lepiej zrozumieć czym jest outsourcing kadr i płac oraz jakie strategie mogą przynieść najlepsze rezultaty dla Twojej organizacji.
Rozmowa z dyrektor zarządzającą ANBK, Alicją Kleparską.
______________________________
To może na początek. Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Outsourcing kadr i płac jest po prostu wydzieleniem na zewnątrz organizacji zadań związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych, naliczaniem wynagrodzeń, kontrolą zmieniających się przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków. Outsourcing może dotyczyć całości zadań związanych z kadrami i płacami, lub tylko wybranej części np. naliczania wynagrodzeń.
Jakie korzyści wynikają z outsourcingu kadr i płac?
Zmiany kadrowo-płacowe są nieuniknione i firmy muszą być na nie przygotowane w każdej chwili. Analizując ostatnich kilka lat, te zmiany zachodzą w zawrotnym tempie, przez co zdarza się, że niestety nie zawsze są dobrze przemyślane i skonsultowane z praktykami danej dziedziny. Idealnym przykładem chaosu, jaki zapanował w tym sektorze są chociażby zmiany wprowadzone w 2022 roku przez Polski Ład, które po pierwsze podniosły wśród społeczeństwa tak żarliwe dyskusje, spory a nawet strajki, a po drugie były wręcz niemożliwe do wdrożenia w praktyce.
Działy kadr i płac produkowały na ogromną skalę nowe oświadczenia dla pracowników dot. np. ulga dla klasy średniej, prowadziły akcje informujące o zmianach, urzędy skarbowe otwierały dedykowane infolinie dla pracodawców, starając się wspierać we wdrożeniu nowych przepisów – jednocześnie sami nie będąc na nie przygotowani. Producenci oprogramowania ERP nieustannie poprawiali algorytmy naliczania nowych podatków, ulg, zmian w odliczaniu składki zdrowia, formularzach PIT, przekazując użytkownikom co kilka dni nowe wersje programów. Pracownicy działów kadr i płac z kolei uczestniczyli nieustannie w szkoleniach, aby jak najlepiej wdrożyć zmiany w życie. Taka jest rzeczywistość.
Kiedy więc podsumujemy koszty związane ze zbudowaniem wewnętrznego zespołu kadrowo-płacowego, dodając do tego koszt podnoszenia przez takie osoby kwalifikacji, uczestnictwa w szkoleniach, koszty zakupu i aktualizacji oprogramowania ERP, wyposażenia stanowiska pracy, jednocześnie nadal mając za te procesy odpowiedzialność i związany z tym stres, realnie korzystniejszym rozwiązaniem jest przekazanie tej części zadań wyspecjalizowanej firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na właściwej działalności, przenosząc ciężar odpowiedzialności na dostawcę usługi.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy, która świadczy tego typu usługi?
Przede wszystkim bardzo ważne jest oprogramowanie ERP, na którym pracuje firma, powinno być licencjonowane, zapewniające każdorazową aktualizację i błyskawiczną reakcję na zmieniające się przepisy. Możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji, aby optymalizować pracę, jak również oferować elektroniczny obieg dokumentów, chociażby wnioskowanie o urlopy – czyli tzw. Pulpit pracownika i kierownika, który zapewniamy naszym klientom w programie Enova 365.
Zespół – czyli dedykowane osoby do obsługi klienta. Należy zwrócić uwagę, aby we wdrożeniu usługi brał udział zespół składający się z minimum dwóch specjalistów, aby w razie nieobecności jednej osoby zachowana została płynność i jakość obsługi. W obecnej sytuacji wzrostu zatrudnienia cudzoziemców bardzo ważne jest także zapewnienie w zespole specjalisty z zakresu legalizacji ich pobytu i pracy, czy też delegowania pracowników za granicę.
Bezpieczeństwo i poufność danych, procedury wewnętrzne.
Dokładne omówienie zlecanych zadań na etapie wdrożenia usługi wraz z określeniem terminów ich realizacji – czyli transparentność zapisów umowy.
Dostawca usługi powinien być partnerem w biznesie, podpowiadać rozwiązania, wskazywać możliwe ryzyka.
Proponowany termin wdrożenia usługi – jeżeli potencjalny dostawca usługi gwarantuje, że może rozpocząć obsługę kadrowo-płacową od kolejnego miesiąca, powinna nam zapalić się lampka. Oczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy w firmie zatrudniona jest tylko jedna osoba zajmująca się płacami, wystarczy nagły wypadek losowy, choroba i firma staje przez ryzykiem nieterminowego wypłacenia wynagrodzeń. W tej sytuacji oczywiście istnieje możliwość szybkiego naliczenia wynagrodzeń na podstawie zarejestrowanego czasu pracy, ale jest to działanie gaszące pożar. W dalszej kolejności należy przeprowadzić prawidłową migrację danych z systemu klienta, przeanalizować regulaminy wewnątrzzakładowe, występujące elementy płacowe, aby odpowiednio skonfigurować program, zgodnie z dotychczasowymi zasadami klienta. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie naliczeń wstecznych wynagrodzeń, chociażby ostatnich 3 miesięcy, aby sprawdzić, czy system ustawiony jest prawidłowo, czy występują rozbieżności między danymi od klienta a naszymi. Sprawdzany jest każdy element, składki ZUS, podatki – wszystko musi się zgadzać. A jeśli są rozbieżności – to należy przeanalizować ich przyczyny.
Przekazanie zadań na zewnątrz stanowi jednocześnie świetny audyt dla firmy, gdyż na tym etapie może okazać się, że dotychczas stosowane metody nie były zgodne z przepisami („bo tak robimy od lat”, taki sposób naliczania był mi przekazany przez poprzedniego pracownika”). Podczas wdrożenia eksperci z firmy outsourcingowej powinni stać się doradcami, którzy w oparciu o aktualne przepisy, wskazują właściwe rozwiązania.
Czy każdej firmie opłaci się outsourcing kadrowo-płacowy?
W naszej bazie klientów posiadamy zarówno nowopowstałe firmy, liczące kilkunastu pracowników, gdzie zakup oprogramowania i zatrudnienie specjalisty jest po prostu nierentowne, jak również firmy zatrudniające kilkaset osób, gdzie z kolei liczy się ciągłość produkcji, szybkie zapewnienie personelu i zadania mające na celu zmniejszenie ich rotacji – co zapewnia wewnętrzny HR, a płace zlecane są na zewnątrz.
Zlecenie na zewnątrz organizacji procesów kadrowo-płacowych pomaga w znaczny sposób zaoszczędzić czas, gdyż wyspecjalizowane w tym zakresie firmy w większości posiadają te procesy zautomatyzowane, dzięki czemu mogą w szybki i bezpieczny sposób realizować zadania. Klienci otrzymują gotowe dane, dokumenty, raporty, bez zbędnego tłumaczenia w jakim celu są przygotowywane, zapewniając poufność danych płacowych czy kalkulacji.
Jaki jest najlepszy czas na wdrożenie usługi, zlecenie na zewnątrz procesów kadrowo-płacowych?
Najlepszym czasem jest właśnie początek roku, kiedy poprzedni rok pod względem podatkowym został zamknięty, a PIT-y wysłane do urzędów skarbowych. Również firmy, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, mogą od razu korzystać z rad ekspertów i pracować na certyfikowanym systemie.
Czy istnieje coś, co chciałabyś przekazać przedsiębiorcom, którzy zastanawiają się nad outsourcingiem kadrowo-płacowym?
W zupełności rozumiem obawy, jakie wiążą się z przekazaniem tak ważnego obszaru działalności firmy, jakim jest prowadzenie kadr i naliczanie wynagrodzeń. Jest to związane z poczuciem braku kontroli, dostępu do danych swoich podwładnych. Jednakże warto zapoznać się z ofertą firm, pochylić się nad całym procesem, bo często okazuje się, że możliwe jest zarówno posiadanie dostępu do systemu, pracowników, jak również zarządzanie nimi przez dedykowane pulpity kierownicze, a nawet kontynuowanie pracy za pośrednictwem zdalnego połączenia z systemem ERP klienta (o ile taki już posiada) co niweluje konieczność migracji danych.
